Все про утилизацию архивных и бухгалтерских документов

Утилизация документов с истекшим сроком хранения – процедура, требующая пристального внимания руководства любой организации. Процесс подготовки дел к уничтожению должен осуществляться по определенной схеме и в соответствии с законом. В противном случае руководитель организации может быть привлечен к ответственности вплоть до уголовной.

Порядок и правила утилизации

До непосредственного процесса утилизации документации владельцу бумаг нужно осуществить их подготовку, в ходе которой необходимо:

1. Определить ценность документов посредством проведения экспертизы согласно установленным государством нормам.
2. Выделить ряд бумажных носителей информации с истекшим сроком хранения.
3. Составить акт о выделении для утилизации документов, не подлежащих хранению.
4. Получить разрешение на уничтожение от органов государственной власти.

Далее документы отправляются на утилизацию.

Ознакомимся с некоторыми моментами порядка уничтожения документации более подробно.

В соответствии с российским законодательством утилизироваться может лишь просроченная документация, т.е. уничтожению подлежат только документы временного (до 10 лет) хранения. Документация, относящаяся к типу регулярного хранения, должна быть отправлена на сохранение в архивы на неограниченное время (от 75 лет).

Экспертизу проводит комиссия, состоящая из квалифицированных специалистов от каждого подразделения организации и возглавляемая выбираемым председателем. При выявлении комиссией нарушений документация переоформляется и разделяется на обособленные категории.

Экспертной комиссией определяется ценность всех проверяемых бумаг и составляется список документов, подлежащих утилизации. Форма и бланк этого списка произвольные.

Далее все данные о выделенной документации переписываются в отдельный акт с указанием в нем количества дел, их заголовков, сроков проведения работ с документами, статей, согласно которым будет осуществлено уничтожение бумаг, и т.д. На следующем этапе руководителем организации подписываются акт и приказ на утилизацию документов.

Нюансы уничтожения бухгалтерских документов организации

Вся бухгалтерская документация (учетные регистры, бухотчетность, счет-фактуры и т.д.) должна храниться в организации минимум 5 лет после момента ее составления. Из этого следует, что утилизация бухгалтерских документов и составление соответствующего акта не могут производиться ранее, чем истечет пятилетний период обязательного хранения этих бумаг.

Вся отчетная документация о проведении финансовых манипуляций предприятием подвергается проверкам налоговых служб. В связи с этим руководители организаций за неправомерное и осознанное уничтожение бухгалтерских документов могут быть привлечены к уголовной ответственности согласно УК РФ.

Обратите внимание! Деятельность организации за определенный срок может быть убыточной, при этом предприниматель имеет право перенести убыток на будущие налоговые периоды. Воспользовавшись такой возможностью, руководитель организации не может уничтожать документы о подтверждении размера убытка в продолжение полного срока его переноса.

После истечения установленного законодательно времени хранения бухгалтерской документации осуществляется составление акта на утилизации в вышеописанном порядке.

Нюансы утилизации архивных документов организации

На простом языке акт о выделении на уничтожение документов архива – это список бумажных носителей информации, которые должны быть удалены ввиду истечения срока их хранения. Также в акте указываются способы и правила утилизации выделенной бумажной массы.

Важно! Противозаконное уничтожение документации архива предприятия предполагает привлечение руководства к административной или уголовной ответственности.

Правильно, когда составление акта осуществляется опытным архивариусом, знания которого помогают избежать серьезных нарушений.

Иногда в организации помимо простых архивных бумаг необходимо произвести утилизацию просроченных конфиденциальных документов. Процесс уничтожения документации с грифом секретности происходит особенным образом:

1. Составление списка таких документов осуществляется в отдельном акте.
2. Утилизацию проводят в месте, не доступном для посторонних.
3. Наиболее надежный способ удаления конфиденциальных бумаг – сжигание.

Руководителем организации издается специальный приказ, согласно которому действуют члены экспертной комиссии, подготавливающие совокупность секретных документов к уничтожению.

О сроках хранения документов, об ответственности за незаконную их утилизацию, а также о подготовке документации к уничтожению рассказывает аудитор Ирина Мамина в следующем видео.

Способы утилизации документов

Основные способы утилизации документов, применяемые на сегодняшний день:

• шредирование – наиболее распространенный и простой;
• сжигание в специальных печах – экологически не безопасный;
• выездная утилизация – осуществляет специализированная компания.

Обратите внимание! Небольшие организации вправе проводить самостоятельное уничтожение (например, путем простого разрезания) бумажных носителей, если последние не являются секретными и у них истек срок хранения.

Рассмотрим перечисленные способы подробнее.

Шредер, установленный в организации, позволяет осуществлять одновременное уничтожение бумаг в размере 7-85 листов. В состав установки входит емкость, рассчитанная на объем от 13 до 300 литров. Как правило, большинство организаций устанавливают в свои офисы стационарные шредерные машины. В зависимости от техники измельчения документов шредеры подразделяются на:

• плоскорезы – производят разрезание бумаг на тонкие полосы и их сбрасывание в специальную емкость;
• крошители – превращают бумажные листы в крошку, используются при утилизации секретной документации;
• шлифмашины – оснащены экраном, позволяющим осуществлять регулировку ширины разрезаемых документов;
• промышленные – применяются для уничтожения бумаги высокой плотности.

Шредерные машины способны измельчать бумаги на полосы с шириной 3,9-6 мм и на крошку с диаметром меньше 0,5 мм, величины получаемых фрагментов зависят от степени секретности документов.

Производить сжигание документации по всем требованиям закона могут лишь специализированные компании с использованием высокотемпературных печей, в которых также утилизируются информационные носители с пластиковым корпусом (дискеты, флешки и т.д.).

Специалисты утилизирующей организации помещают бумаги в опечатанную емкость, заключают договор хранения с заказчиком и перевозят контейнеры к месту термической утилизации отходов. На заводе документы помещаются в печь и полностью сжигаются в ней. В качестве подтверждения проведенного процесса заказчику выдается акт утилизации. Этот способ уничтожения бумаг дает 100% гарантию надежности и конфиденциальности проводимых операций.

Выездная утилизация подразумевает выезд работников специализированных компаний к организации заказчика для уничтожения бумаг на месте. Процесс происходит с применением промышленного шредера, который располагается в грузовой машине. Эта установка обеспечивает высокую производительность: в течение 1 часа она может измельчить до 2 тонн бумажных носителей информации.

Однако утилизируемый таким способом документ можно (если постараться) восстановить. В связи с этим выездной шредер не пригоден для уничтожения конфиденциальной документации. Вслед за измельчением документы, превратившиеся уже в отходы, подвергаются прессованию и транспортировке к месту последующей переработки.

Вторсырье из уничтоженных документов

Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр., беленую бумагу и т.д.

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

• уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
• процесс может сниматься на видеокамеру;
• после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);

• вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
• измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
• по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

• «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
• «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
• «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
• «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
• группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
• «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

• составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
• создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
• уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
• сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
• утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

При уничтожении каких документов лучше воспользоваться услугами фирм

Самостоятельно организация может легко утилизировать небольшие объемы просроченных документов, не имеющих секретных данных. Если же уничтожить нужно большое количество бумаг, документацию бухгалтерий или с грифом секретности, лучше воспользоваться услугами специализированных фирм. Специалисты таких компаний не только произведут конфиденциальную утилизацию документов, но и помогут правильно составить акт о выделении дел, что обезопасит заказчика от наказаний со стороны органов власти.

Небольшая компания может заниматься самостоятельным уничтожением документации, установив офисные шредеры. Однако при утилизации бумаг крупных и важных организаций будет безопаснее обратиться в фирму с квалифицированными работниками и опытными архивариусами. Это поможет заказчику избежать ошибок в документах и утечки информации «шпионам».